Laptop hiện dashboard Folio, đặt giữa khe núi đá với ánh sáng ngược màu cam ấm

Aperia Folio (Portfolio)

Tool nội bộ · Công ty A · demo dùng dữ liệu khách Công ty F

Vai trò: Người thiết kế giao diện chính cho Folio. Việc giao xuống từ Jira, còn lại — tìm hiểu, vẽ bản nháp, đem trình bày, chờ duyệt mới chốt được giao diện — là phần của mình.
Làm việc với: Một đội scrum đủ mặt: hai người thiết kế, hai BA, sáu dev, một PO.
Người dùng: Chỉ dành cho hàng quản lý trở lên — từ quản lý dự án, quản lý sản phẩm, tới các vị trí quản lý khác như quản lý tài khoản khách hàng, và các vị trí cấp cao hơn để xem báo cáo.
Bài toán: Công ty A lo cho nhiều khách hàng cùng lúc (bản demo lấy Công ty F ra làm ví dụ), nhưng hợp đồng, tài chính và tiến độ dự án lại nằm tứ tán khắp nơi, không ai đo được trực tiếp.

Số liệu trong ảnh là dữ liệu demo, không phải số liệu thật của khách hàng.

Vấn đề

Trước khi có Folio, chuyện hợp đồng, tiền bạc, tiến độ dự án nằm tứ tán khắp nơi, chẳng có con số nào đo thẳng ra được công ty làm ăn ra sao. Chuyện chỉ vỡ lẽ lúc đã có tiếng đồn một dự án nào đó không ổn, tới chừng đó công ty mới thấy cần và kêu làm Folio.

Hậu quả thì thiệt: sếp hỏi tới là không ai trả lời liền được, rồi lúc tin không hay lọt ra ngoài, người chịu trận lại chính là mấy người đang làm dự án đó.

Không thấy tổng quan hợp đồng + tài chính

Vấn đề

Hồi đó muốn biết một khách hàng đang có bao nhiêu hợp đồng, hợp đồng nào tới giai đoạn nào, tháng này đã tính tiền bao nhiêu — phải lục file Excel để trên OneDrive, hoặc hỏi thẳng người đang giữ hợp đồng đó. Có lúc hỏi không kịp, hóa đơn tính lộn số.

Cách giải quyết

Mình gom hết việc đó vào một cái Dashboard: bao nhiêu hợp đồng, đang ở giai đoạn nào, ký kiểu SOW hay Change Request, kèm giờ và tiền đã tính tới thời điểm đó. Bấm vô một hợp đồng là thấy hết — ai là người liên hệ bên khách hàng, còn bao nhiêu ticket đang mở, ghi chú gì. Xuống tới mức portfolio, mình làm thêm đường thời gian theo quý và bảng hoá đơn các tháng trước, để khỏi phải lục email cũ mới biết tháng rồi đã tính tiền khách bao nhiêu. Mấy màn dưới đây là kết quả:

Hộp thoại chi tiết một hợp đồng, gồm danh sách ticket, thông tin cơ bản và ghi chú hợp đồng — Chi tiết 1 hợp đồng

Timeline các sản phẩm trong portfolio, bảng key item cần chú ý, và biểu đồ giờ đã lên hoá đơn theo sản phẩm — Timeline portfolio, key item và giờ hoá đơn

Tab hoá đơn của sản phẩm: tổng tiền đã lên hoá đơn theo dự án và danh sách ticket kèm số tiền — Tài chính theo từng sản phẩm

Trang hoá đơn các tháng trước, danh sách hoá đơn và ticket kèm số tiền — Danh sách hoá đơn cũ kèm ticket

Không thấy sức khỏe dự án đang chạy

Vấn đề

Hồi đó muốn biết một dự án đang chạy ổn hay sắp trễ, phải đi hỏi trực tiếp người đang làm dự án đó — hỏi xong cũng chỉ biết cảm tính, không có con số nào để so sánh hay đối chiếu lại sau này.

Cách giải quyết

Mình làm màn hình theo dõi ở mức từng dự án, cho thấy việc đang chạy tới đâu: giờ đã tốn so với giờ hợp đồng ban đầu, việc đang dồn ở khâu nào — phân tích nghiệp vụ, thiết kế, code hay test — test case đã chạy được bao nhiêu phần trăm, còn bao nhiêu lỗi và nặng nhẹ ra sao theo từng phần của sản phẩm. Nhìn một màn là biết dự án đang chạy êm hay sắp trễ, chỗ nào đang nghẽn, không cần hỏi ai. Mấy màn dưới đây là kết quả:

Tổng quan hợp đồng, timeline theo giai đoạn, các milestone và bảng key item ở mức sản phẩm — Timeline, milestone và key item của sản phẩm

Tổng quan dự án: giờ burn theo phòng ban, tiến độ story và feature — Burn giờ và tiến độ sprint

Kết quả test theo release và số lỗi (defect) theo từng feature — Kết quả test và lỗi (defect)

Không kiểm soát ai xem/sửa được gì

Vấn đề

Hồi dữ liệu còn nằm rải rác trong mấy file chia sẻ chung, ai có đường dẫn là coi được hết — một quản lý dự án cũng thấy luôn số liệu tài chính của cả khách hàng, dù việc đó không phải phần của họ.

Cách giải quyết

Mình chia quyền coi và sửa theo từng lớp dữ liệu cụ thể — khách hàng nào, portfolio nào, sản phẩm nào — khớp với từng cấp quản lý thật sự đang có (quản lý dự án, quản lý sản phẩm, quản lý tài khoản khách hàng, sếp lớn coi báo cáo), chứ không cào bằng một quyền cho tất cả. Mấy màn dưới đây là kết quả:

Chi tiết một vai trò (role), gồm quyền xem dữ liệu, quyền thao tác và danh sách người được gán — Chi tiết 1 role

Form thêm role mới với cây phân quyền theo Client, Portfolio, Product và danh sách quyền thao tác — Form thêm role, phân quyền theo Client → Portfolio → Product

Gán một role có sẵn cho một người dùng cụ thể — Gán role cho 1 người dùng

Lúc đầu mình hiểu chưa tới

Ban đầu mình tưởng bài toán chỉ đơn giản là làm cái bảng thống kê, đếm số cho có báo cáo là xong. Làm riết mới vỡ ra là còn phải lo chuyện phân quyền ai coi được gì, chuyện tiền bạc, với chi tiết sức khỏe từng dự án đang chạy — chứ đâu phải chỉ đếm cho có.

Những hướng đã cân nhắc

Lúc đó cũng có bàn tới chuyện mua tool có sẵn ngoài thị trường như Clarity, Jira, PowerBI, thay vì tự làm. Cuối cùng công ty chọn tự xây Folio, vì mấy lẽ: mua tool ngoài tốn tiền license, mà dữ liệu khách hàng với tiền bạc thì cần giữ kín, cần tùy biến đúng theo cách công ty đang quản lý nhiều khách hàng một lúc, với lại người trong tay cũng đủ sức tự làm.

Làm chung với đội

Đây là một đội scrum đủ mặt: hai người thiết kế (mình với một người nữa), hai BA, sáu dev, một PO. Mình với BA ngồi lại làm rõ dữ liệu — cái gì cần đưa lên màn hình, đưa sao cho người dùng thấy dễ chịu — rồi cùng đội dev bàn cách hiển thị cho hợp kỹ thuật, để ra được giao diện vừa đúng ý vừa làm được thiệt.

Chuyện ai phản đối, ai lo ngại gì trong lúc làm thì mình không còn nhớ rõ, phần vì hồi đó làm trên dữ liệu giả, không được đụng tới số liệu thiệt của công ty. Có một quyết định về phân quyền mình còn nhớ rõ: đội làm hẳn một vai trò toàn quyền, kiểu quản trị viên cao nhất, để người ở vị trí cao nhất tự tay cài đặt quyền cho người khác, thay vì định cứng sẵn ai coi được gì.

Quyết định

Chọn tự xây Folio thay vì mua tool có sẵn như Clarity, Jira hay PowerBI, vì cần giữ kín dữ liệu khách hàng và cần tùy biến đúng theo cách công ty đang quản lý nhiều khách hàng một lúc. Đánh đổi lại: tốn công, tốn thời gian của nguyên một đội, thay vì trả tiền xài liền một tool có sẵn.

Kết quả

Làm Folio được một thời gian thì mình nghỉ ở công ty, nên không còn biết hệ thống này có còn được dùng tiếp hay không.

Bài học

Nếu làm lại, mình sẽ dành thời gian hỏi cho ra "ai cần thấy cái gì" ngay từ đầu, thay vì bắt đầu từ suy nghĩ đơn giản là làm một bảng đếm số, rồi mới từ từ mở rộng ra tiền bạc, phân quyền, sức khỏe dự án.

Khám phá thêm dự án

Kitchen Display System

TV Screen Display

Aperia PCI Compliance Center

Web Application (SaaS)

VietAccepted Learning Platform

Learning Platform