Role:
UX/UI Designer
Platform:
Web Application (SaaS)
Team Size:
3 SMs, 2 POs, 4 BAs
Tổng quan
Thiết kế lại nền tảng tuân thủ B2B cho Aperia — nhà cung cấp BI/SaaS hàng đầu trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng và thanh toán. PCI Compliance Center giúp merchant hoàn tất chứng nhận PCI-DSS, cung cấp cho đội ngũ nội bộ của Aperia công cụ để quản lý quy trình này ở quy mô lớn, và hỗ trợ các Approved Scanning Vendor (ASV) ở phần kỹ thuật — ba nhóm người dùng khác nhau trên cùng một nền tảng.
Bối cảnh & Vấn đề
Hệ thống cũ là một cổng quản trị dày đặc, nặng về biểu mẫu và không có design system: hồ sơ merchant, trạng thái tuân thủ (phiên bản SAQ, trạng thái SAQ, trạng thái tuân thủ ASV, lịch quét) đều bị nhồi vào các lưới không có nhãn và những trang chi tiết dài, không có thứ bậc thị giác.
Điều này gây khó khăn cho hai nhóm đối tượng cùng một lúc:
- Merchant phải tự tìm hiểu xem loại bảng câu hỏi PCI SAQ nào áp dụng cho doanh nghiệp của mình (A, A-EP, B, B-IP, C, C-VT, D hoặc P2PE) mà không có bất kỳ hướng dẫn nào — một cách phân loại thực sự gây rối, ngay cả với những người làm việc với nó hằng ngày — rồi mới phải điền một bảng câu hỏi dài, không được nhóm lại.
- Đội ngũ nội bộ của Aperia phải theo dõi và đôn đốc các merchant chưa tuân thủ phần lớn bằng tay, và không thể tự điều chỉnh cấu trúc bảng câu hỏi nếu không có sự tham gia của kỹ sư.
Hướng tiếp cận
Làm việc trong một đội ngũ liên chức năng gồm 3 SM, 2 PO và 4 BA. Thay vì thiết kế lại từng site trong ba site một cách riêng lẻ, quy trình bắt đầu bằng việc rà soát toàn bộ hệ thống hiện tại, sau đó xây dựng một bộ pattern chung về layout và khả năng tiếp cận trước khi thiết kế ba trải nghiệm dành cho người dùng trên nền tảng đó — để giao diện Merchant, Admin và ASV luôn nhất quán về hình thức lẫn hành vi khi nền tảng phát triển.
Tìm hiểu & phân tích về người dùng
Merchant
Aperia Admin (AS)
ASV
Mục tiêu
Đạt chuẩn PCI mà ít bối rối nhất
Giữ cho danh mục merchant luôn tuân thủ ở quy mô lớn
Thực hiện và báo cáo các lượt quét lỗ hổng bảo mật
Điểm khó trước đây
Không biết loại SAQ nào áp dụng cho mình; biểu mẫu dài, không được nhóm lại
Theo dõi và đôn đốc merchant chưa tuân thủ bằng tay; không thể điều chỉnh bảng câu hỏi nếu không có kỹ sư hỗ trợ
Hệ thống cũ không có quy trình làm việc có cấu trúc nào dành cho nhóm này
Nhu cầu cốt lõi
Một lộ trình có hướng dẫn, đi từ "tôi là ai" đến "tôi đã tuân thủ"
Công cụ để cấu hình bảng câu hỏi và triển khai hoạt động tiếp cận merchant mà không cần đến kỹ sư
Một luồng quét và báo cáo rõ ràng, gắn với trạng thái tuân thủ của merchant
Giải pháp thiết kế
- Wizard bảng câu hỏi có hướng dẫn (Merchant)
Thay vì yêu cầu merchant phải tự biết loại SAQ của mình, luồng này đặt một vài câu hỏi đơn giản về cách họ xử lý dữ liệu chủ thẻ và tự xác định bảng câu hỏi phù hợp. Từ đó, bản thân bảng câu hỏi được chia thành 12 phần có nhãn rõ ràng, kèm theo dõi tiến độ trực tiếp, tooltip giải thích cho những yêu cầu còn mơ hồ, thao tác "trả lời tất cả" hàng loạt cho các phần đơn giản, và một lời nhắc giải thích khi merchant đánh dấu một mục là chưa tuân thủ.
- Quét mạng & ký xác nhận (Merchant)
Một bước riêng để merchant đăng ký các mục tiêu quét (IP/tên miền), khởi chạy lượt quét ASV, theo dõi trạng thái từng mục tiêu, và đi qua bước rà soát và chứng nhận trước khi ký xác nhận cuối cùng — biến một bước vốn làm không chính thức, qua email, thành một luồng có theo dõi ngay trong sản phẩm.
- Trình tạo bảng câu hỏi & tiếp cận merchant (Admin)
Ở phía Aperia, admin có thể tự tạo và xuất bản bảng câu hỏi mới — thêm phần và câu hỏi, ánh xạ chúng với mã sản phẩm — mà không cần kỹ sư tham gia. Công cụ chiến dịch cho phép đội ngũ lên lịch gửi nhắc nhở tự động qua thư, cuộc gọi và email đến các merchant chưa tuân thủ, kèm theo dõi trực tiếp xem đã tiếp cận được bao nhiêu phần trong danh mục.
Kết quả & Phản hồi
Lưu ý: Tôi đã rời Aperia cách đây một thời gian và không còn quyền truy cập để xác nhận số liệu chính xác — đây là những kết quả mang tính định hướng mà đội ngũ ghi nhận vào thời điểm đó, không phải các chỉ số đã được kiểm chứng.
Đội ngũ ghi nhận rằng merchant hoàn tất việc tuân thủ nhanh hơn nhờ luồng bảng câu hỏi có hướng dẫn, và lượng cuộc gọi hỗ trợ giảm xuống vì merchant thấy dễ tự hoàn thành bảng câu hỏi hơn thay vì gọi điện nhờ giải thích.
